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【実行委員長コラム③】JAWS DAYSの裏側

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こんにちは!JAWS DAYS 2017実行委員長の立花です。
毎週水曜日更新、みなさんお楽しみのコラムです。

今回はJAWS DAYSの裏側、つまりイベントの準備がどのように進められているかを紹介したいと思います。

ツールについて

JAWS DAYSの事前準備を手伝ってくれるメンバーは全国のJAWS-UGメンバーから募っていて、事前準備だけで50人ほどの方にボランティアでご協力いただいています。当然みなさん住む場所も仕事内容もみなさんバラバラのため、一同に顔を会わせることはなく、基本的にはすべてオンラインで準備を進めています。ツールは主に以下のものを使用しています。

  • タスク管理:Backlog
  • コミュニケーション:Slack
  • ドキュメント共有:Google Docs


実は普通の仕事と進め方はそんなに変わらないので、プロジェクト管理のノウハウを各自持ち寄って進めています。逆に普段オンラインツールを使っていない方でもJAWS DAYSの準備をお手伝いすることでプロジェクト管理やリモートワークのスキルが身についてきます。

 

 

チームについて

実際の準備は、タスクの種類ごとにチーム編成をしておこなっています。
みなさん、(おそらく)普段の仕事をしながらボランティアでお手伝いしていただいています。
仕事やプライベートが忙しくなるとJAWS DAYSの準備に時間を割くのが難しくなることも当然でてきますので、その場合は他の方がフォローできるように複数人(1チーム3〜10人前後)でタスクをこなす体制にしています。今年は以下のチームに分けて準備を進めています。

  • セッション:セッションの企画、登壇者の選定/調整、プロフィール収集
  • 公募セッション:公募セッションの募集/選出、プロフィール収集
  • IoTハンズオン:ハンズオンの企画、手順書の作成、必要部材調達
  • Alexaハンズオン:ハンズオンの企画、手順書の作成、必要部材調達
  • AWSワークショップ:ワークショップの企画、登壇者の選定/調整、プロフィール収集
  • 広報:イベントサイトの構築/運用、SNSの運用、集客関連
  • ファシリティ:会場備品/印刷物の手配、託児所の準備、ランチセッション用弁当の手配
  • デザイン/Tシャツ:WEBや印刷物、Tシャツのデザイン、スピーカー/スタッフ用Tシャツの手配
  • 懇親会:懇親会の企画、公募LTの募集/選出、プロフィール収集
  • アトラクション:AWSカルタ、AWS麻雀の準備
  • サポーター:企業サポーター、メディアサポーター、コミュニティフレンドシップとの連絡/調整
  • 海外、地方スカラシップ:海外のユーザーグループとの調整、地方スカラシップの企画、調整

上記以外にも、Backlogのタスク進行状況をうるさ…細かく丁寧に指摘してくれるBacklogおじさん&おばさんがいたり(感謝してます)、チーム間の連携をサポートしてくれる人がいたり、このコラムを英語に翻訳してくれる人がいたりとチームを横断してお手伝いしてくれる方もいらっしゃいます。

これまでのJAWS DAYSやJAWS FESTA、各支部での勉強会の運営ノウハウが蓄積されてきたおかげで、年々スムーズに進められるようになってきていると思います。

 

 

スケジュール

これまでのJAWS DAYSは約半年前に会場を決定していたのですが、1500人規模の会場だとなかなか抑えるのが大変で、今回は少し早めに動き出し昨年の8月頃に会場を決定しました。それでも3月はほとんど空きがない状況でした。

そして、実際に事前スタッフを募り、準備が動き出したのが11月中旬ころからです。そして本格的に忙しくなるのが年明けくらいからです。もちろん準備を進めていく上ではうまくいかずに悩んだり、意見がぶつかったりすることもありますが、一人でも多くの人に「JAWS DAYSを楽しんでもらいたい!」「AWSの楽しさを知ってもらいたい!」「JAWS-UGの仲間が増えて欲しい!」という想いはスタッフ全員が同じです。スタッフの皆さん、残り1ヶ月ラストスパート頑張りましょう!

 


ところで、実行委員長は何をしてるかって?
イベント全体のデザイン、コンセプトを決めてしまえば、あとはみなさん自発的に動いてくれるので、
進捗確認やチーム間の橋渡し、AWSJさんとの窓口、データ入力などの細かい仕事に徹しています。
(気を利かせてWEBサイトの更新を手伝ったらページが見れなくなったので、もううやらない…)

あとは、申し込みサイトの前でひたすら参加者が増えるのをひたすら祈ることが日課になっているくらいですね。
申し込みがまだの方はお早めに!
http://jawsdays2017.jaws-ug.jp/ticket/

過去の実行委員長のブログにもJAWS DAYSの準備にまつわる記事があるので、ぜひ読んでみてください。

・JAWS DAYS 2015実行委員長の金春さんのブログ
http://www.konpa.ru/2015/03/19/252/

・JAWS DAYS 2016実行委員長の赤塚さんのブログ
http://tech-haneman.hatenablog.com/entry/2016/03/20/213427

少しでもコミュニティイベントの運営に興味を持たれた方は是非イベントを作る側に挑戦してみてください!